Администрация Южно-Сахалинска продолжает активно внедрять бережливые технологии, направленные на улучшение качества муниципальных услуг и оптимизацию внутренней деятельности. Представленные на совещании проектного офиса инициативы уже приносят очевидные результаты, сообщает ИА SakhalinMedia со ссылкой на пресс-службу мэрии города.
Директор департамента по работе с обращениями и сообщениями граждан администрации Южно-Сахалинска Ирина Дитер презентовала проект по оптимизации внутренней коммуникации исполнителей при рассмотрении обращений в АИС "Сахалин.Онлайн" (16+). Ранее при поступлении неоднозначных или требующих детальной проработки сообщений от граждан сотрудники департамента вручную выявляли конкретных исполнителей, что затягивало сроки рассмотрения, снижало качество и оперативность предоставления ответов.
В качестве решения внедрили автоматическую внутреннюю коммуникацию непосредственно в системе "Сахалин.Онлайн". В результате чего количество повторных и просроченных обращений снизилось в 2 раза, а уровень удовлетворенности граждан увеличился на 10%.
Департамент городского хозяйства Южно-Сахалинска представил сразу два проекта. Первый призван оптимизировать сбор исходных данных о площадях проездов, расположенных на дворовых территориях многоквартирных домов. Сложность заключалась в нестандартизированном сборе данных, которые используются для расчета субсидий УК на возмещение затрат по ликвидации последствий ЧС, связанных с прохождением снежных циклонов.
Бережливые технологии оптимизируют работу департаментов мэрии Южно-Сахалинска. Фото: пресс-служба администрации Южно-Сахалинска
Ранее они предоставлялись из разных источников: техпаспорта, собственная инвентаризация УК, что приводило к их необъективности и расхождениям. Проверка этих сведений также не имела стандарта, что часто приводило к возврату документов на доработку и затягиванию процесса. В качестве инструмента оптимизации в ДГХ внедрили геоинформационную систему с ортофотопланами и единый реестр для стандартизации сбора данных о площадях проездов. Это позволило обеспечить объективность и прозрачность расчетов субсидий управляющим компаниям, значительно ускоряя выплаты и стимулируя оперативную уборку снега.
ДГХ также оптимизировал процесс проверки соответствия участников отбора требованиям субсидий. Были разработаны шаблоны запросов и ответов, регламентировано взаимодействие между департаментами, упрощена процедура согласования документов, назначены ответственные лица с персональной ответственностью за качество информации.
В результате время проверки сокращено в 3 раза — с 68 часов (9 рабочих дней) до 22,5 часов, полностью устранены ошибки при формировании ответов и исключены нарушения сроков проведения отбора и перечисления субсидий, минимизирован риск административных нарушений и иных финансовых последствий, значительно повышена эффективность и надежность процесса.
Работа по внедрению бережливых технологий, которые позволяют сократить потери времени, трудовые и финансовые затраты, в администрации Южно-Сахалинска на постоянной основе ведется с 2019 года при активном взаимодействии с министерством Сахалинской области по эффективному управлению регионом.
